SOP
Standard Operating Procedure (SOP) Saya akan coba sedikit mengupas mengenai SOP, 3 (tiga) huruf yg mempunyai peranan penting di dalam bisnis anda, tidak hanya pada bisnis ritel, tapi juga pada bidang bisnis lain seperti restaurant, Laundry, Tour & Travel dll.
Sering kali saya kalau pas lagi ketemu dengan temen-temen pengusaha mereka selalu mengeluh karena di pusingkan oleh masalah karyawan, mereka bilang “pusing ah karyawan baru kerja 2 bulan eh udah keluar baru kerja satu bulan keluar juga, pusiiiing ngajari karyawan baru terus”. Ini lain lagi ceritanya, kata salah satu temen saya yang lain “Aku itu dapat karyawan kok bodoh, udah di kasih tahu begini, eh besok yang di kerjakan …salah lagi salah mesti pakai bahasa apa ya….?”, dan masih banyak lagi cerita atau keluhan-keluhan lain, kalau saya tulis semua bisa satu buku sendiri. Saya yakin Anda sebagai pengusaha pasti pernah atau mengalami hal-hal seperti tersebut di atas.
Sebenarnya masalah nya sederhana banyak para pelaku usaha tidak punya SOP, Lebih dikarenakan menyepelekan masalah tersebut. Apa sih SOP itu? SOP singkatan dari Standard Operating Procedure ( Prosedur standar operasional). Kalau kita menilik dari kata Standard berarti hal yang paling mendasar, atau boleh saya bilang SOP adalah Prosedur operasioanal yang paling mendasar.
Caba anda bayangkan misalkan seperti Restaurant Fast food yang saat ini sudah sangat terkenal dan banyak terdapat di setiap kota besar, andaikata mereka tidak mempunyai SOP ”cara menggoreng ayam” saja, sudah dapat di pastikan setiap makan ayam di Restaurant tersebut pasti rasanya akan beda. Atau contoh lain saat ini banyak mini market yang sudah Anda kenal namanya, mereka juga tersebar di seluruh kota di Indonesia, bagaimana mereka punya toko dengan jumlah ratusan tapi penataan barangnya bisa sama, padahal jumlah barang yang di tata lebih dari 1000 item barang. Jawabannya karena mereka punya SOP bagaimana cara memajang barang tersebut. Dan masih banyak lagi contoh-contoh lainnya
Apakah SOP itu penting? Jawaban nya adalah iya, jika usaha anda ingin berkembang, dan dapat di operasikan oleh orang lain. Bukan oleh Anda sendiri sebagai pemilik. Atau bisnis anda ingin di franchise kan. Dengan kata lain apakah meskipun usaha anda masih kecil harus sudah punya SOP?, betul sekali anda harus sudah punya SOP, SOP harus dimulai sejak usaha anda masih kecil, kenapa? karena SOP akan terus dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan bisnisnya..
SOP apa saja yang harus ada di dalam sebuah bisnis Ritel? Pertama adalah SOP mengenai Prosedur harian, kemudian pelayanan terhadap pelanggan, Meningkatkan Penjualan, penerimaaan barang, bagaimana menata barang dagangan, menerima karyawan, Izin tidak masuk bekerja, dll.
Contoh-contoh Standard Operating Procedure
1. Prosedur Pembukaan Shift Di dalam kedua shift, Kasir dari setiap shift harus melakukan prosedur pembukaan, pelaksanaan, dan penutupan shift yang sama.
1. Kaisr harus sudah datang 15 menit sebelum pergantian shift dilakukan. 2. Kasir harus menggunakan seragam dan berpenampilan sesuai standar 3. Menunggu proses ambil alih shift bila shift sebelumnya belum selesai melakukan prosedur penutupan shift. 4. Memasukkan data kehadiran 5.Mengambil alih shift • Mengambil alih proses transaksi dibelakang konter kasir tepat pada saat pergantian shift dengan baik. • Ambil alih uang modal awal toko dan memastikannya sesuai dengan uang modal awal yang telah ditentukan kecuali bila ada pemotongan tagihan pengeluaran • Memeriksa uang kecil, bila persediaan uang kecil mulai menipis segera beritahukan ke Supervisor. • Ambil alih tanggung jawab seluruh kelengkapan toko seperti buku Hasil Penjualan dan kunci-kunci.
2. Prosedur Penutupan Shift Proses penutupan shift dilakukan sebagai berikut:
1. 30 menit sebelum shift berakhir Kasir harus sudah mempersiapkan proses penutupan shift 2. Sisihkan uang di cash drawer sejumlah uang modal dalam pecahan kecil untuk diserahkan kepada shift berikutnya 3. Mengisi buku stok barang. 4. Menghitung uang hasil penjualan 5. Clossing dari mesin Kasir (POS), serahkan tanggung jawab mesin POS ke shift selanjutnya 6. Masukkan uang hasil penjualan ke safe deposit box/di serah terimakan kepada Supervisor. 7. Membuat laporan cash deposit 8. Serahkan tanggung jawab dokumen-dokumen, kunci-kunci dan perlengkapan toko lainnya ke shift berikutnya 9. Memasukkan data absensi sebelum meninggalkan toko 10.Tinggalkan toko bila semua prosedur telah lengkap dijalani
3. Menerima Pembayaran Cash Berikut ini adalah panduan yang di gunakan apabila menerima pembayaran dalam bentuk uang cash:
1. Jangan menerima pembayaran dalam mata uang asing selain Rupiah. 2. Jangan menerima uang yang anda curigai palsu. 3. Jangan pernah membiarkan pelanggan memburu-buru atau membuat anda menjadi bingung pada saat melakukan pembayaran. Ini adalah praktik yang umum dilakukan untuk mengelabui. Apabila ada pelanggan yang mengatakan bahwa ia tidak mendapatkan kembalian yang benar dan anda tidak yakin dengan apa yang dikatakannya, catatlah nama pelangan dan nomor teleponnya, secara halus katakan bahwa setelah cash register di-balance, ia akan ditelepon apabila memang telah terjadi kesalahan. Apabila pelanggan keberatan apabila karyawan melakukan prosedur ini, supervisor harus menangani kasus ini secara personal. 4. Apabila customer menyerahkan uang, anda harus melakukan hal-hal berikut ini: 5. Sebutkan jumlah penjulan yang tertera pada mesin POS. 6. Sebutkan julah uang yang diterima dari pelanggan 7. Masukkan uang tersebut dilaci cash register. Letakkan uang itu ditempat yang mudah terlihat sampai anda berhasil melakukan pengembalian yang benar. 8. Hitung lagi uang kembalian kepada pelanggan dengan suara yang cukup keras 9. Serahkan Struck pembelian besrta uang kembalian kepada costomer.
4. Menerima Pembayaran Dengan Credit / Debit Card Apabila fasilitas pembayaran Credit Card dan Debit Card tersedia di store anda, anda dapat menggunakan prosedur yang telah dibuat berikut ini. Pada umumnya credit card atau debit card dapat digunakan untuk membeli semua barang-barang yang ada dalam store anda.
Hindari penggunaan credit card utnuk pembelian yang jumlahnya kecil, sebab service charge yang harus dibayar akan kurang efisien dalam hal biayanya. Untuk lebih dalam mengenai kebijakan limit transaksi kartu kredit yang berlaku di store. Debit card diterbitkan oleh bank-bank kepada para pelanggannya yang dapat digunakan untuk berbelanja atau menarik uang langsung dari rekening tabungannya. Jumlah yang dibebankan pada kartu langsung pada saat itu juga akan dikurangkan dari rekening tabungannya.
5. Menerima Pembayaran Dengan Kupon/Voucher Apabila transaksi telah selesai diinput dan kemudian pembeli mnyerahkan kupon atau voucher, lakukanlah langkah-langkah berikut ini:
1. Pastikan pembeli membeli barang-barang yang disebutkan di dalam kupon atau voucher belanja tersebut 2. Periksa tanggal berlakunya kupon / voucher 3. Periksa tanda tangan atau validasi kupon / voucher 4. Periksa nomor kupon 5. Masukkan pembayaran kupon / voucher 6. Store tidak diperbolehkan memberikan pengembalian berupa uang cash. Total pembelian harus sama atau lebih besar dari nilai yang tercantum dan kupon / voucher) 7. Cap bagian belakang kupon / voucher dengan stempel toko dan berikan tanda tangan dan nama terang penerima 8. Simpan kupon dalam cash drop 9. Petunjuk mengenai cara menukarkan kupon/voucher biasanya tertulis pada lembaran kopun/voucher tersebut.