MENDIRIKAN BISNIS RITEL
IT (INFORMATION TECHNOLOGY)
Elemen ke 5 yang tidak kalah penting dalam mendirikan bisnis ritel adalah IT ( Informatioan Technology).
Diawal tahun 1980an EPOS (Electronic Point Of sales ) mulai di kenal di Inggris, dan di harapkan akan menjadi populer dengan cepat di Supermarket-supermarket, namun kenyataannya baru 5 tahun kemudian EPOS baru mulai banyak di pakai dan di kenal, Menurut ANA ( Article Numbering Association) pada tahun 1987 baru sekitar 1000 toko yang menggunakan sacnner, itu lebih di sebabkan karena tidak ada dana untuk pengadaan Scanner dan paket perangkat lunak yang di butuhkan. Lagi pula persentase barang yang telah di beri barcode oleh produsen bahan makanan baru mencapai 70 %. Itu adalah sedikit gambaran sejarah perkembangan mengenai tehnologi informasi ritel modern.
Pada saat ini peritel skala besar maupun kecil sebaiknya sudah harus menggunakan tehnologi informasi EPOS. Mengapa?
Electronic Point of Sale System (E-POS) merupakan salah satu peralatan yang paling penting dalam operasional toko anda. Sistem ini akan mencatat semua transaksi dan menyimpanan uang kas hasil penjualan sementara waktu. Sangatlah penting apabila peralatan ini dioperasikan dengan benar, agar laporan penjualan harian dapat dibuat dengan tepat. Setiap karyawan harus diberikan pelatihan yang cukup mengenai semua prosedur-prosedur dalam mesin EPOS. Karyawan juga harus dapat mengoperasikannya dengan cepat dan efisien, serta mampu melakukan berbagai transaksi yang terdapat dalam mesin POS.
Berbagai Fasilitas Pada Mesin E-Pos
Dengan E-POS System akan membantu memaksimalkan efisiensi pekerjaan Sales person dan Store Manager. System tersebut akan terintegrasi sehingga mampu menerbitkan laporan manajemen yang lengkap.
Keuntungan Menggunakan E-Pos
Berikut ini adalah berbagai keuntungan yang diperoleh jika menggunakan E-POS:
• Mengurangi jumlah kehilangan inventory
• Mengurangi kekurangan uang penjualan
• Mengurangi biaya karena penggunaan telepon
• Mempercepat pelayanan kepada pelanggan
• Mengurangi waktu yang diperlukan oleh store manager untuk mengumpulkan dan menginput data, sehingga store manager memiliki lebih banyak waktu di store dan bertemu dengan para pelanggan
• Memudahkan store manager dalam mengatur jadwal kerja karyawan
• Mengurangi jumlah peralatan yang terdapat di atas counter, sehingga tersedia lebih banyak space
• Memungkinkan melakukan tracking penjualan utnuk laporan marketing.
• Memberikan flexibilitas lebih bagi store manger untuk bekerja dengan para karywan store
• Memudahkan Sales Person pada waktu berhadapan dengan pembeli
• Mengurangi penggunaan kertas-kertas atau form-form
• Memungkinkan pelaksanaan training di store
Didalam system ritel modern biasa modul EPOS di bagi menjadi 2 bagian.
1. Point of Sale (POS) atau banyak orang menyebutnya mesin kasir.
2. Back Office System (BOS) atau biasa disebut sitem administrasi toko..
Meskipun modul tersebut di bagi menjadi 2 bagian namun pada kenyataannya kedua modul tersebut tidak dapat di pisahkan karena satu sama lain merupakan satu kesatuan, dipisahkan disebabakan hanya lebih bersifat untuk memudahkan pengoperasian dan pembagian tugas antara bagian kasir dan administrasi.
Sebelum saya jelaskan mengenai kedua modul tersebut, sebaiknya saya jelaskan dahulu kebutuhan perangkat keras untuk kedua modul tersebut.
Untuk mesin POS yang dibuttuhkan adalah ::
• PC dengan system requirements Windows Pro
• Monitor LCD 17 Inc
• Cash Drawer tem,pat menyimpan uang penjualan, yang bisa membuka otomatis saat transaksi.
• Barcode Scanner, ada beberapa tipe disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi tokonya,
• Mini Printer, Untuk mencetak struck penjualan setiap terjadi transakasi .
• Customer Display (tidak disarankan) untuk memudahkan konsumen melihat transaksi yang sedang dilakukan kasir, Konsumen tidak perlu melihat pada layar monitor, cukup melihat di customer display.
Untuk mesin Back Office yang dibuttuhkan adalah ::
• PC dengan system requirements Windows Xp Pro
• Monitor LCD 14 Inc (disarankan karena menghemat space)
• Printer LX 300, Untuk mencetak Laporan admistrasi toko.
Spek diatas adalah yang sudah biasa saya gunakan pada sofware Retailman, namun apabila Anda membeli sofware sebaiknya tanyakan secara detail kepada penjualnya. Apa saja yang di perlukan untuk mengoperasikan software tersebut.
Kini saya akan menjelaskan modul apa saja yang seharusnya ada pada POS kasir maupun Back Office..
Modul POS kasir harus dapat melakukan:
1. Penjualan dengan scanner, jika produk tidak ada barcodenya penjualan bisa dilakukan dengan mengetik kode barang ataupun dengan memanggil nama barang tersebut.
2. Transaksi penjualan Tunai dan kredit, selain itu juga dapat menrima pembayaran dengan kartu debit maupun kartu kredit.
3. Retur penjualan, ini biasanya terjadi kesalahan pembelian dan konsumen ingin mengembalikan barang tersebut. Dengan alasan tertentu.
4. Copy Nota, konsumen ingin meminta ulang nota/struck pembelian, karena nota yng pernah di berikan oleh kasir hilang atau untuk keperluan lainya.
5. Potongan harga atau discount kepada konsumen sesuai program promosi yang sedang dijalankan..
6. Harga bejenjang, bisa harga satuan (pcs), harga kelipatan misalkan kelipatan 6, 12 dan seterusnya, dapat juga harga barang per Box atau per Karton.
Modul Back Office, menu-menu penting yang harus dapat :
1. Menyimpan data barang tidak terbatas.
2. Mengeluarkan pemesanan barang secara otomatis. (Purchase Order)
3. Mencetak label harga jual (price tag).
4. Mutasi barang antar toko, mengantisipasi untuk pengembangan toko berikutnya.
5. Melakukan Stock Opname berjalan.
6. Hak akse dengan login usernbame dan Password, level akses per menu.
7. Mengeluarkan laporan-laporan yang dibutuhkan seperti :
• Laporan analisa penjualan, omset penjualan, perhari, perminggu, perbulan dan pertahun.
• Laporan Hutang, Piutasng, pembayaran hutang dan terima piutang
• Laporan Jurnal, Rugi laba, Neraca dan perubahan modal.
